Depuis le 1er octobre 2022, la QR-facture est la seule façon de se faire payer par bulletin en Suisse : les bulletins orange (BVR) et rouges (BV) ne sont plus acceptés. Pour un cabinet de diagnostic, qui émet quelques dizaines à quelques centaines de factures par an, la question n'est pas de savoir s'il faut passer à la QR-facture, mais comment l'émettre juste du premier coup, depuis la mission, sans ressaisie.
Les 3 variantes de QR-facture
La QR-facture porte, dans son code, le compte du bénéficiaire et éventuellement une référence de paiement. Trois combinaisons sont possibles :
| Compte | Référence | Usage |
|---|---|---|
| QR-IBAN | Référence QR (27 chiffres, ancien numéro de référence BVR) | Rapprochement automatique : chaque facture a sa référence, le paiement revient avec |
| IBAN | Creditor Reference (SCOR), ISO 11649, jusqu'à 25 caractères alphanumériques | Même principe, avec un IBAN ordinaire ; reconnu à l'international |
| IBAN | Aucune | Le paiement arrive sans référence ; on rapproche à la main |
Le QR-IBAN est un IBAN particulier délivré par la banque pour l'encaissement avec référence QR ; il ne sert pas aux virements ordinaires. La référence QR exige un QR-IBAN, et un QR-IBAN exige une référence QR : les deux vont ensemble.
Pour un cabinet, le choix se résume ainsi : tant que les factures se comptent sur les doigts, un IBAN sans référence suffit ; dès qu'on veut que le logiciel marque la facture comme payée quand le virement arrive, il faut une référence, donc un QR-IBAN (référence QR) ou une référence SCOR.
Les mentions obligatoires
Une QR-facture reste une facture. Pour la TVA, l'article 26 de la loi sur la TVA (LTVA) fixe ce que la facture doit indiquer :
- le nom et la localité du fournisseur, tels qu'ils apparaissent dans les transactions commerciales, et son numéro d'identification des entreprises (IDE) suivi de « TVA » ;
- le nom et la localité du destinataire ;
- la date ou la période de la prestation ;
- le genre, l'objet et le volume de la prestation ;
- le montant de la contre-prestation ;
- le taux d'impôt applicable et le montant de l'impôt, ou la mention que la contre-prestation inclut la TVA à tel taux.
Un cabinet qui n'est pas assujetti (voir ci-dessous) ne facture pas de TVA et ne doit pas en faire mention sous une forme qui laisserait croire le contraire.
L'exonération sous 100 000 francs
L'article 10 al. 2 let. a LTVA libère de l'assujettissement l'entreprise dont le chiffre d'affaires annuel provenant de prestations imposables est inférieur à 100 000 francs. Beaucoup de cabinets qui démarrent, ou d'indépendants à temps partiel, sont dans ce cas. Ils facturent sans TVA, et leur logiciel doit savoir émettre une facture propre sans taux, sans montant d'impôt, et avec une numérotation continue.
Deux points de vigilance :
- le seuil se mesure sur le chiffre d'affaires mondial ; le dépassement en cours d'année entraîne l'assujettissement ;
- on peut renoncer volontairement à la libération pour récupérer l'impôt préalable. C'est un choix comptable, pas une case dans le logiciel de facturation.
La numérotation
Le droit comptable (art. 957 ss CO) exige une comptabilité qui permette de suivre chaque opération. En pratique, une numérotation continue, sans trou et sans doublon est ce qu'un réviseur ou l'administration fiscale attend. Un cabinet qui change d'outil doit pouvoir reprendre sa numérotation là où elle en était, plutôt que repartir de 1. Un logiciel qui l'interdit crée une rupture dans la série qui devra s'expliquer.
La facture depuis la mission, pas à côté
L'erreur de facturation la plus fréquente dans un cabinet n'est pas une erreur de TVA : c'est une facture oubliée ou une facture qui ne correspond pas à la prestation faite (3 prélèvements facturés, 5 analysés). Elle vient d'une facture rédigée dans un autre outil, de mémoire, plusieurs jours après.
La solution est de lier la facture à la mission : les lignes se construisent depuis ce qui a été fait (visite, prélèvements, analyses, rapport), le destinataire est celui de la mission, la date de prestation est la date de la visite. La QR-facture sort avec le rapport, dans le même envoi si le client le souhaite.
Le paiement, et après
Une QR-facture avec référence permet de rapprocher automatiquement le paiement : la banque livre le fichier des encaissements (camt.054) avec la référence de chaque virement, et la facture passe en « payée » sans intervention. Sans référence, quelqu'un lit le relevé.
Les relances suivent la même logique : un rappel de lecture du rapport à J+7, un rappel de paiement à J+10 si l'encaissement n'est pas arrivé, programmés à l'émission plutôt que décidés un lundi en ouvrant le relevé.
Ce que Diagflows en fait
Diagflows crée devis et factures depuis la mission, avec la QR-facture suisse sur l'IBAN du cabinet et le numéro de facture en communication (la référence QR sur QR-IBAN est prévue pour le rapprochement automatique), les mentions TVA de l'article 26 LTVA ou la mention d'exonération de l'article 10 LTVA, et une numérotation continue que l'on peut reprendre d'un logiciel précédent. Le PDF de la facture sort avec le rapport.
Sources
- SIX, Swiss Payment Standards et QR-facture
- Confédération suisse, Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, RS 641.20), art. 10 et 26
- Confédération suisse, Code des obligations, art. 957 ss (comptabilité commerciale)
L'équipe Diagflows