Un rapport de diagnostic n'est pas un livrable, c'est une affirmation datée sur l'état d'un bâtiment. Quelqu'un s'y fiera pour percer un mur, acheter un immeuble, planifier un désamiantage. Et si l'affirmation était fausse, quelqu'un la ressortira, parfois des décennies plus tard. La question « combien de temps le conserver » a donc 2 réponses : celle du droit comptable, courte, et celle du risque, longue.
Ce que le droit impose : 10 ans
L'article 958f du Code des obligations impose de conserver les livres, les pièces comptables et le rapport de gestion pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice. Une facture de diagnostic, et le rapport qui la justifie, entrent dans cette catégorie. Après 10 ans, rien n'oblige plus un cabinet à garder un rapport.
C'est le minimum, et il est trompeur, parce que la responsabilité du cabinet ne s'éteint pas à la même date.
Ce que le risque impose : bien plus
La prescription des actions
Pour une action contractuelle ordinaire, la prescription est de 10 ans (art. 127 CO). Mais depuis le 1er janvier 2020, l'article 128a CO fixe pour les dommages corporels et les décès une prescription de 3 ans à compter de la connaissance du dommage, et de 20 ans à compter du fait dommageable. Cette révision a été voulue, entre autres, pour les victimes de l'amiante, dont les maladies se déclarent 20 à 40 ans après l'exposition.
Un rapport qui aurait manqué un calorifuge amianté peut donc être discuté devant un tribunal 20 ans après la visite. Le cabinet qui a détruit ses archives à 10 ans se défend sans pièces.
Les demandes qui n'ont rien à voir avec un litige
Le cas courant n'est pas judiciaire :
- un acquéreur demande les diagnostics existants avant d'acheter ;
- une régie prépare des travaux et cherche le rapport d'il y a 12 ans pour ne pas tout re-diagnostiquer ;
- une entreprise de désamiantage veut les résultats d'analyse originaux ;
- un nouveau diagnostic avant travaux s'appuie sur l'ancien pour cibler les prélèvements ;
- une assurance demande ce qui avait été dit à l'époque.
Chacune de ces demandes est une occasion : un cabinet qui retrouve un rapport de 2012 en 2 minutes garde le client. Un cabinet qui répond « nous ne l'avons plus » l'envoie chez un concurrent.
Ce qu'il faut conserver, et sous quelle forme
Le PDF signé ne suffit pas. Un rapport tient sur des éléments qui doivent être conservés avec lui :
- le rapport signé, dans la version envoyée, et chaque version suivante si des corrections ont été apportées ;
- les rapports d'analyse du laboratoire, originaux, échantillon par échantillon ;
- le bordereau d'envoi signé, qui prouve ce qui est parti au laboratoire et quand ;
- les photos en pleine résolution, rattachées à la pièce et à l'échantillon, avec leur date ;
- les plans annotés ;
- la correspondance avec le mandant : commande, périmètre convenu, envoi du rapport, accusé de réception.
Trois exigences sur la forme :
- Figé. Un rapport signé ne doit plus pouvoir changer. Si l'outil permet de modifier un rapport envoyé, la copie archivée ne prouve plus ce qui a été dit. La bonne pratique est un instantané à la signature, et une nouvelle version pour toute correction.
- Lisible dans 30 ans. Le PDF/A est conçu pour cela. Un format propriétaire d'un logiciel qui n'existera plus ne l'est pas.
- Retrouvable. Par adresse, par parcelle, par mandant, par date, par échantillon. Une arborescence de dossiers nommés à la main ne survit pas à un changement de collaborateur.
Combien de temps, alors ?
Il n'existe pas de durée légale spécifique aux rapports de diagnostic amiante en Suisse. Le raisonnement d'un cabinet prudent est le suivant : 10 ans est le plancher comptable ; 20 ans est l'horizon de la responsabilité pour dommage corporel, à compter d'un fait qui peut lui-même survenir des années après le rapport (les travaux) ; la latence des maladies liées à l'amiante dépasse souvent 30 ans.
30 ans est la durée que nous avons retenue pour Diagflows. Elle couvre l'horizon de responsabilité avec une marge, et surtout elle répond à la réalité du parc immobilier : un immeuble diagnostiqué en 2026 sera encore là, et encore transformé, en 2056.
L'archivage et la protection des données
Conserver 30 ans des rapports qui contiennent des noms, des adresses et parfois des informations sur des occupants pose la question de la nLPD. La réponse est dans la finalité : les données sont conservées pour prouver ce qui a été diagnostiqué, ce qui est un intérêt légitime documenté. Ce qui n'est pas justifié doit être minimisé : un rapport n'a pas besoin de la date de naissance du locataire. Nous détaillons ces obligations dans La nLPD pour un cabinet de diagnostic.
Ce que Diagflows en fait
Dans Diagflows, la signature d'un rapport en fige un instantané : PDF, résultats de laboratoire, photos, bordereau et versions restent liés à la mission et conservés 30 ans, sans action du cabinet. Une correction crée une nouvelle version, l'ancienne reste consultable. Tout est retrouvable par bien, par mandant, par date ou par échantillon.
Sources
- Confédération suisse, Code des obligations, art. 127, 128a et 958f
- Étude Farine Fabbro, Le nouveau droit de la prescription (art. 128a CO, dommages différés, amiante)
- Suva, Amiante, bases légales et protection des travailleurs
L'équipe Diagflows